Crise Total, massacrados pelo PowerPoint!

Meu ilustre amigo Júlio Preuss escreveu há algum tempo uma interessante coluna sobre o uso mais inteligente do Power Point nas apresentações - Como usar o Powerpoint sem massacrar os colegas . 

Seu enfoque é muito interessante, pois de fato, os PPTs viraram um padrão, uma unanimidade, o que não quer dizer que têm sido bem usados como ele mesmo descreveu (salvo o caso de sucesso mostrado).

Imediatamente após ler esta coluna lembrei-me de uma história que acompanhei bem de perto (lá vem outro “causo”). Dessa vez vocês poderão sentir “na carne” o problema pelo qual eu passei, que é bem prosaico e simples, mas ao mesmo tempo de sérias conseqüências e muito simples resolução.

O “estresse” começou quando eu fui acionado para resolver o problema de comunicação de dados que uma empresa experimentava. Queriam um diagnóstico e uma solução!! A Internet estava lentíssima, de uso impraticável. Isso apesar da dispor de um robusto (na época) link de 600 Kbps (Virtua-NET). Não foi difícil perceber que a sobrecarga era do sistema de e-mail (Microsoft Exchange). E os fatos batiam, pois a reclamação também era que diversos e-mails nunca chegavam ao destino.

Resumindo, havia diversos e-mails com mais de 100 Mbytes sendo transmitidos!!!!!!!!!!!!!! Você não entendeu errado não, eram e-mails de cem megabytes! Eram e-mails com apresentações do PowerPoint que “massacravam” o Exchange e o sistema de Internet!!

Descobri o problema, mas precisava dar uma solução. Vou mostrar a vocês como reproduzir esta situação bizarra. Entrem no PowerPoint e criem uns 5 a 10 slides em branco (pode usar o atalho CTRL-M para isso). Abram sua pasta de imagens ou fotos, preferencialmente aquelas fotos tiradas por câmeras digitais de 5 ou mais Megapixels de resolução. Incluam umas 6 ou 7 fotos em cada slide. Veja na figura abaixo um exemplo de apresentação assim. Vejam o tamanho que ela fica!! Use fotos diferentes para maior impacto no tamanho.

Parece pouco usual este tipo de apresentação com muitas fotos, mas para certos tipos de empresas isto é muito comum. A empresa em questão, que vivenciou o problema é uma assessoria de comunicação que utiliza o PowerPoint para registrar em slides imagens digitalizadas de “releases” ou artigos que saem sobre seus clientes na mídia impressa, incluindo seus próprios comentários. Assim facilmente o PPT cresce em tamanho. Um trabalho desses tipicamente tem 20 a 30 slides e com muitas fotos (4 a 5 por slide). Muitas vezes a imagem era digitalizada por um scanner na resolução padrão de 600 a 1200 dpi. Vocês podem imaginar o tamanho de cada arquivo com estas imagens!!? De 4 Mbytes a 30 Mbytes !! Agora coloquem diversos deles no PPT. Pronto, o problema está criado!

Quando eu questionei os usuários eles disseram

“Não tem problema porque nós diminuímos a foto no PPT, veja com elas ficam pequenas!!” . Ledo engano. O que o PowerPoint faz é EXIBIR pequeno mas nos “bastidores” a foto ocupa aqueles inúmeros megabytes originais. Uma solução para isso era tratar cada foto, reduzindo sua resolução para 72 a 96 dpi, que é a resolução dos monitores, ou ao menos a resolução suficiente para qualidade boa para ver na telas estas apresentações. Esta sugestão foi rechaçada, pois acharam inviável tratar as imagens uma a uma.

Uso bastante o PowerPoint, mas não sou nenhum “expert”. Peguei a apresentação em questão, que tinha na verdade 129 Mbytes de tamanho, e que estava sendo enviada para mais de 70 pessoas. Um massacre de fato. Mas a solução foi MUITO SIMPLES . Após pesquisar um tempo descobri o “caminho”. Escolha qualquer imagem da apresentação e com o botão direito do mouse escolha propriedades da imagem. Vejam as telas a seguir.

Escolha COMPRIMIR, TODAS AS IMAGENS e resolução WEB/SCREEN (96 dpi). Pronto!! O PPT que tinha 129 Mbytes diminuiu para 3.7 Mbytes!!! Absurdo!! Eles estavam pensando que precisariam contratar links mais rápidos (e bem mais caros), diagnóstico físico da rede e switches, aumentar a capacidade do servidor… Estavam desesperados. Sem levar em conta que JAMAIS um e-mail cujo anexo tem 129 Mbytes seria entregue ao destinatário (salvo algum servidor de e-mail extremamente permissivo). Já o anexo com menos que 4 Mbytes é bem viável.

Essa história, ao contrário de outro “causo” que contei - Não apague minha lixeira de jeito nenhum!    teve um final feliz. Imediatamente todos os e-mails com este tipo de conteúdo começaram a chegar aos destinatários e o acesso à Internet da empresa ficou infinitamente mais leve e rápido!! Tive momentos de herói dentro da empresa (que logo passou, pois cliente é assim mesmo!).

Não tenho a pretensão de que este texto tenha trazido uma imensa novidade. Muitos talvez já conhecessem o recurso, mas quero destacar como um pequeno detalhe pode fazer toda a diferença. Como um problema gigante estava sendo causado pela não observância e uso deste singelo recurso!!

PS: agradeço ao Júlio pelo “gancho”. Com sua deixa aproveitei e emendei este “causo”.

PS : este texto foi originalmente publicado na minha sessão de colunas no FORUMPCs