Migrando seu e-mail para a nuvem com Office 365 parte 1

Já faz algum tempo que as empresas se deparam com um interessante (e talvez conveniente) dilema. Se no passado não havia tantas alternativas para obter e gerenciar seu próprio e-mail, hoje em dia a riqueza de opções abre possibilidades interessantes. Será apresentada a alternativa do Microsoft Office 365 por meia da discussão de casos reais. Porém este artigo conterá duas partes. Nesta primeira incursão ao Office 365 falarei dos motivadores da migração dos e-mails para a nuvem e resultados obtidos em dois casos distintos. Na segunda parte trarei a transcrição da uma entrevista que fiz com Eduardo Campos, responsável pelo produto no Brasil. Vamos em frente.

Uma visão Histórica

No início a falta de alternativas tomava a decisão por nós. No início da Internet as empresas tinham que contratar sistemas de e-mail em grandes provedores de acesso ou de serviço de hospedagem. O acesso aos e-mail era feito via POP3, um mecanismo bem eficiente, mas também muito simples para recuperar a correspondência eletrônica. Os programas de e-mail eram muito leves. Lembram-se dos dias de glória do antigo Eudora ou mesmo do Outlook Express?

figura 01 – os primeiros sistemas de e-mail usados nas empresas

Mas este tipo de acesso trazia consigo várias limitações e até problemas. Manter e-mails em computadores diferentes era complicado. Se o e-mail era baixado em um computador não baixava no outro. Com alguma manobra (reter e-mail no provedor) funcionava, mas havia limites de espaço, falhas, etc. Mas o pior era que se um computador fosse reformatado por motivo de pane todos os e-mails eram perdidos. A evolução foi o sistema IMAP que já partia do princípio que os e-mails moravam na Internet e o programa apenas trazia uma cópia para o computador. Era uma evolução e tanto. Mas nem todos os provedores ofereciam este tipo de solução.

Mas neste momento as empresas começaram a ter maiores necessidades. Colaboração, trabalho em grupo, compartilhamento de informações... Para resolver tudo isso e ainda ter ainda mais recursos a empresa poderia ter seu próprio servidor de e-mails. A Microsoft já trabalhara nisso há muito tempo. Alguém se lembra do Cc:Mail? Tive a oportunidade de usá-lo por um tempo. Para quem não conheceu era uma solução sem interface gráfica, ainda na época pré Windows ou no início da era Windows. Literalmente foi o avô do Microsoft Exchange, solução essa robusta e muito conceituada no mercado que viria a surgir tempos depois.

Ter um servidor Microsoft Exchange dentro da empresa resolvia inúmeros problemas. Trazia muitas possiblidades e soluções. Ter autonomia para criar na hora que quisesse quantas caixas postais, isso tudo “sem custo”, do tamanho que se desejasse e ter a autonomia de escolher parâmetros como, por exemplo, tamanho máximo de arquivo anexo permitido era fantástico. Por dever de ofício eu sempre hospedei meus próprios e-mails (da minha empresa) e comecei com o Microsoft Exchange 5.0. Certa vez transitei anexos de mais de 50 Mbytes (há mais de 10 anos) sem problemas. Passei também pelas versões 5.5, 2003, 2007 e 2010.

Mas toda moeda tem duas faces. E-mail se tornou uma aplicação tão crítica para as empresas que pajear a infraestrutura necessária começou a se tornar muito complexo! Backup da base de dados era função crucial bem como administrar o tamanho da base de dados... As primeiras versões do Exchange que usei (5.0 e 5.5) tinham como limite GLOBAL 16 GB de tamanho e isso valia para TODA A EMPRESA! Hoje em dia falamos em caixas postais individuais de 30 GB. Surgiram versões Enterprise e mesmo Standard e nas versão atual (2013) com suporte a diversos Terabytes em sua base de dados. Mas nesta circunstância a demanda por processamento e acesso a disco também viraram problemas.

figura 02 – MS Exchange 2013

Administradores tinham que olhar tudo isso bem como questões de conectividade. Se o servidor ficava dentro da empresa como lidar com uma indisponibilidade de link de Internet? E-mails seriam perdidos. Tinha também o problema do spam. Embora o Exchange já tivesse desde 2003 alguns recursos para lidar com isso, alguém deveria “calibrar” dia a dia a sensibilidade do antispam.

Por conta da limitação de espaço em cada servidor, mas principalmente pela demanda de processamento e acesso a disco, grandes corporações tinham imensos grupos de servidores dedicados ao Exchange. Conheço uma grande empresa que hoje em dia tem um “farm” de 120 servidores Exchange! Faz sentido para alguns casos, pois grandes corporações (põe grande nisso) têm necessidades muito especiais. Mesmo empresas grandes (sem serem gigantes) têm aplicação importante e usam seu próprio servidor Exchange.

Voltando atrás, mas indo em frente!!

Mas e as empresas pequenas, médias ou aquelas ficando grandes? Eu conheço algumas delas que tiveram seu próprio Exchange, mas optaram por desmontar a infraestrutura. Algumas por motivo de custo. Outras pelo excesso de responsabilidade em olhar tantos aspectos ao mesmo tempo e outras porque resolveram enxugar os recursos de TI e não conseguiam mais administrar internamente seus servidores. Mas voltar atrás para uma época que não tinham seu próprio Exchange, usar de novo POP3 ou mesmo o bom sistema IMAP é complicado.

Quem usou Microsoft Exchange se acostumou a utilizar diversos recursos e depois viver sem eles... como fazer? Agendas compartilhadas, pastas públicas, agendamento de reuniões, compartilhamento de pastas privadas... são tantas opções perdidas.

Neste contexto surgiu o BPOS (Business Productivity Online Suite) nos últimos anos da década passada. Essencialmente era um Exchange Online. Empresas que desejassem poderiam adquirir o serviço em função do número de caixas postais com mais ou menos recursos. Dessa forma o cliente apenas pagaria pelo montante de funcionalidades necessárias naquele momento e poderia crescer na medida que houvesse maior necessidade. A suíte completa consistia do Exchange (e-mail e produtividade), SharePoint (colaboração), Office Communications (mensagens instantâneas corporativas) e Office Live Meeting (reuniões online).

Encurtando a história, que já está longa, chegamos ao Office 365, digno sucessor do BPOS o qual recebeu melhorias sensíveis no serviço, novos recursos e algumas mudanças nas formas de comercialização. São essencialmente 6 planos distintos cujas diferenças podem ser vistas neste link. Em resumo:

• E-mail hospedado: apenas serviço de Exchange na nuvem com 25 GB de caixa postal. Usuários ilimitados, com proteção contra malware e spam, 99.9% de disponibilidade garantida e suporte via Web. Custa cerca de R$ 8,00/mês por usuário
• Small Business: agrega aplicativos Office Online (Web Apps), 7 Gb de disco virtual Skydrive, Webconferência e site público. Custa cerca de R$ 10/mês por usuário. Plano limitado a até 25 usuários.
• Small Business Premium:  agrega versão desktops dos aplicativos do Office, também em versão mobile (para smartphones). Custa cerca de R$ 25/mês por usuário. Plano limitado a até 25 usuários.
• Midsize Business: agrega integração com Active Directory (AD), site de Intranet para grupos e equipes e aplicativo desktop Infopath. Custa cerca de R$ 30/mês por usuário. Plano limitado a até 300 usuários.
• Enterprise E3: agrega e-mail avançado (arquivamento e bloqueio), eDiscovery (suporte e auditoria mais buscas no SharePoint e caixas de correio), suporte a correio de voz e atendimento automático e recursos de BI (Business Inteligence). Custa cerca de R$ 40/mês por usuário. Sem limites de usuários.
• Enterprise E1: é uma versão Enterprise mais econômica. Não contém aplicativos Desktop ou Mobile nem eDiscovery, correio de voz, BI e e-mail avançado. Custa cerca de R$ 16/mês por usuário. Sem limites de usuários.

vide figura 03 – aspectos gerais do Office 365

Consigo enxergar que a Microsoft cobriu um largo conjunto de possibilidades no seu serviço. Desde quem só apenas quer usar o Exchange online até grandes corporações com necessidades bastante avançadas. Importante destacar que o Exchange “on premise”, ou seja, instalado no servidor da empresa (em sua rede) não deixa de ter importância só porque existem estes serviços online. A Microsoft lançou tempos atrás a versão 2013 do Exchange para aquelas empresa que por um motivo ou por outro desejam custodiar elas mesmas seu servidor de e-mail e ambiente de colaboração.


Implantações reais, casos reais

Tive a oportunidade de estudar um pouco mais a fundo dois cenários distintos no uso do Office 365. O primeiro caso é da conhecida empresa Companhia Athletica a qual teve sua história relatada por seu sócio fundador e entusiasta de tecnologia. O segundo caso é da empresa XYZ (não tenho autorização de divulgar o nome) a qual eu tive a possibilidade de realizar em nome de minha empresa a implantação passo a passo.

Descreverei cada um destes cenários. O exemplo da Cia Athletica sob uma ótica mais de negócio e o exemplo da empresa XYZ sob uma perspectiva mais técnica.

Companhia Athletica e o Office 365 – ponto de vista negócio

figura 04 – Cia Athletica

Conversei com Gary Schulze, sócio fundador e diretor da Companhia Athletica. O que primeiro chamou minha atenção foi seu entusiasmo ao falar do assunto. Como sócio e diretor ele não atua diretamente na área técnica de TI da empresa, mas ele mostrou bastante familiaridade com os conceitos e detalhes da implementação. Era realmente como se falasse com orgulho de um filho que acabara de entrar em uma boa faculdade. Foi sua a decisão e a iniciativa de migrar para esta plataforma e por isso mesmo este orgulho pelo sucesso concretizado.

figura 05 – Gary Schulze – um dos sócios fundadores da Cia Athletica

Em seu relato ele explica que anteriormente os usuários da empresa (perto de 500) em 14 unidades faziam uso de e-mail “comum” (hospedado em algum provedor), mas isso era inadequado por vários motivos. Em suas próprias palavras:

“Eu costumava ficar extremamente incomodado porque, quando viajava, lia meus e-mails no smartphone, mas precisava responder aqueles mais extensos no computador do hotel e, quando retornava da viagem, havia ainda mais de dois mil e-mails no computador da empresa. Ler e responder aquilo que eu já tinha lido e respondido e o que eu não tinha lido ou respondido tomava novamente bastante tempo. Hoje, pelo fato de estar tudo sincronizado, se eu já li, respondi e apaguei a mensagem, a mesma será deletada em todos os meus outros dispositivos. Isso facilitou sobremaneira o meu trabalho.”

Isso é um problema típico de quem lê mensagens usando um programa que recupera os e-mails via POP. E-mails baixados em diferentes lugares não tem a mesma marcação do que já foi lido ou respondido. Um pesadelo saber o que há ainda por resolver. Havia a necessidade de sincronismo de e-mails, contatos e agenda entre os dispositivos dos usuários, bem como de acessar o conteúdo da companhia a partir de qualquer lugar, a qualquer hora via qualquer dispositivo.

Lembro que no Exchange e por conseguinte no Office 365 há serviços de agendas e contatos públicos, privados ou compartilhados. Eles tinham demanda para este tipo de uso dentro da empresa, mas não havia como realizar estas simples ações e obter os desejados ganhos de produtividade. Em suas próprias palavras:

“Outra grande mudança: quando estava em viagem e alguém solicitava uma reunião, eu precisava primeiro voltar a São Paulo para somente então checar minha agenda e marcar o compromisso. Hoje, acesso meu celular, vejo quando que tenho disponibilidade e agendo com a pessoa. Automaticamente, esse agendamento já consta no meu computador também. Dessa forma, todos os dispositivos estão 100% atualizados. Hoje, os contatos também estão sincronizados em todos os lugares. É uma vida nova.”

Ele chegou a considerar uma implantação ampla de Exchange com diversos servidores. Porém o seu negócio é “proporcionar às pessoas saúde e bem estar” e não tomar conta de parque de servidores. Por isso preferiu a opção online, como ele mesmo diz:

“Antes, eu não queria colocar um Exchange em cada uma das nossas 17 unidades situadas em diferentes regiões do país. Quando soube que a Microsoft também estava na nuvem e que eu poderia usar esse serviço, fiquei mais animado. A implementação do Office 365 com foco na nuvem possibilitou que utilizássemos a própria equipe da Microsoft. A escolha pela Microsoft ocorreu, primeiramente, em razão da marca e da grande credibilidade da empresa. São fatores, por si só, muito importantes.”

Gary também me contou que a existência de várias opções no serviço do Office 365, com mais ou menos recursos (e preços diferenciados) permitiu fazer uma implantação modular e de acordo com as necessidades de cada usuário. Eles optaram pela implementação de pacotes diversos, alguns completos, para a diretoria, por exemplo; outros mais simples, apenas com o Exchange, ou o Sharepoint ou o Lync, sempre de acordo com o perfil de cada um dos mais de 400 usuários da empresa. Trata-se de uma implantação bem racional. Quem tem grande mobilidade tem uma necessidade. Quem fica apenas em uma unidade pode ter apenas e-mail sem outros acessórios ou funções.

Gary também fez interessantes considerações sobre aspectos financeiros e técnicos do resultado da implantação.

“Além das vantagens técnicas, a financeira foi fundamental. A solução da Microsoft foi a mais economicamente viável para a companhia.  Agora, estamos usando a última versão do Exchange – o fato de utilizar uma tecnologia que está sempre em atualização é muito importante para a empresa. Significa que nunca ficaremos presos a uma tecnologia antiga e que estaremos sempre com a última tecnologia da Microsoft. Também abandonamos o sistema de backup que temos hoje – copiávamos os arquivos de Outlook para ter backup. Não iremos mais precisar disso. Essa mudança irá gerar economia de custos e de tempo, além de maior segurança para a empresa.”

Este ponto é realmente bem importante. Não há mais necessidade de preocupação com versão de software, atualizações, correções... A plataforma mais nova e sempre em dia estará sempre em uso e disponível. A eliminação da necessidade de fazer backup de centenas de arquivos de Outlook é também muito sensível! Resumindo nas próprias palavras do Gary:

“A implementação do Office 365 tem possibilitado atender necessidades de sincronismo de e-mails, contatos e agenda entre os dispositivos dos usuários da Cia. Athletica e de acessar o conteúdo da empresa a partir de qualquer lugar, a qualquer hora e por meio de qualquer dispositivo. A escolha pela Microsoft ocorreu em razão da marca e da credibilidade da empresa, bem como devido às vantagens técnicas e financeira da solução.”


A migração da empresa XYZ – ponto de vista técnico

Ao contrário da Companhia Athletica a empresa XYZ já era usuária de Microsoft Exchange. Porém como se tratava de versão Small Business só suportava até 75 usuários. A empresa já passara deste número de pessoas há algum tempo. Era uma questão complicada escolher quem não teria e-mail. A opção era trocar a versão do Exchange para uma versão Standard (sem a limitação do número de usuários). Isso demandaria investimento em nova versão de Windows, novo Exchange, licenças para 100 usuários e um novo servidor. Novo servidor fora comprado, aliás um ótimo hardware. Mas na hora de seguir em frente a empresa se sentiu insegura e me chamou para avaliar a situação.

 

vide figura 06 – A história da migração do Exchange da empresa XYZ

Na verdade havia outro problema sério. Com boa frequência e-mails não eram entregues corretamente. Descobri que apesar dos links de Internet serem empresariais, IP fixo, etc., grandes faixas de endereços IP destes provedores (eram dois) estavam listados em serviços de antispam como SPAMHAUS. Isso era um tremendo incômodo, pois servidores de e-mail no destino que usassem estes filtros (são como black lists) recusavam a entrega. E isso não seria resolvido apenas com a troca do Exchange. O problema era mais grave. Ainda cito a situação de queda dos links de Internet da empresa. Nesta situação dezenas ou mesmo centenas de e-mails eram perdidos (dependendo do tempo de indisponibilidade de comunicação).

O diretor da empresa que me procurou já tinha sido informado da existência do Office 365 e até já obtivera um primeiro orçamento do serviço. Após analisar o assunto, frente àquelas circunstâncias vi que era evidente a vantagem da solução online do Exchange. A começar pela urgência de prover e-mails para TODOS e não ter mais um grupo marginalizado de pessoas na empresa. Imaginei que a migração demoraria entre uma semana e quinze dias. Se fosse trocar Windows, Exchange, etc. demoraria muito mais do que isso.

Vou resumir os passos que trilhei para realizar TODA migração:

• Contratação do serviço para 100 caixas postais (e-mail hospedado)
• Criação do usuário Master da empresa
• Cadastro dos 100 usuário, feito pelo upload de uma planilha pré elaborada para esta finalidade com todos os dados dos usuários
• Criação dos grupos necessários e inclusão das pessoas nos grupos
• Não era necessário, mas entramos em todas as caixas postais via Webmail e trocamos a senha padrão por outra de nossa escolha (individualizada).
• Já era possível fazer testes, porém com o domínio @onmicrosoft.com e não @empresaXYZ.com.br
• Troca de alguns registros no DNS do provedor de hospedagem de domínio e criação de mais alguns registros novos no DNS. Esta é a única operação sensível do processo e exige cuidado e saber como alterar registros de DNS.
• Isso tudo foi feito em uma 6ª feira de tarde e sábado de manhã com a intenção de “virar a empresa” na 2ª feira pela manhã para o novo sistema de e-mail.
• Na 2ª feira todas as pessoas foram orientadas a usar Webmail (como é da última versão do Exchange é ótimo e imita perfeitamente o próprio Outlook).
• Pessoas da minha equipe percorreram as 100 máquinas configurando o Outlook para usar o e-mail pelo Office 365 e não mais pelo Exchange interno. Foi criado um perfil novo. Assim a pessoa tinha a opção de olhar os e-mails antigos ou no dia a dia usar sempre o novo sistema.
• Alguns computadores ainda tinham Office 2003. Estes não são compatíveis com o Office 365. Descobri que configurando via IMAP dava para contornar o problema até que novas licenças de Office 2010 fossem compradas (isso aconteceu no começo de 2012). Mesmo assim ainda restou dificuldades para envio de e-mails por parte dos usuários de Office 2003.
• Aceleramos a compra das 16 licenças de Office 2010 e dessa forma a implantação foi concluída na semana seguinte.

|Efetivamente foram 6 dias de implantação (contando sábado e domingo). De 6ª de tarde até 4ª feira. Mais uma semana para trocar os Office 2003. Assim o processo todo durou menos de duas semanas. Foi um tremendo sucesso. Resultados obtidos:

• Todos da empresa podiam ter e-mail agora
• E-mails entregues sem problema ou recusa de entrega
• O servidor que fora comprado para o novo Exchange virou uma plataforma de virtualização que permitiu desenvolver várias outras atividades na empresa.
• E-mails novos são adquiridos facilmente usando a senha Master da empresa e imediatamente disponíveis. A conta da empresa é acrescida de acordo com a quantidade de e-mails adquiridos
• Acesso Webmail de grande qualidade e produtividade baseado na versão mais nova do Exchange.

O último ponto a comentar é sobre a decisão de não migrar os e-mails antigos para a nuvem. Há ferramentas da Microsoft para isso. Pode-se dizer que é relativamente simples de fazer. Mas não foi feito por causa do volume. Havia cerca de 525 GB ocupados pelas 75 caixas postais (média de 7 GB por pessoa). Sabendo as características do link de Internet da empresa, fazendo os cálculos isso levaria cerca de 45 dias para ser transferido, ou até mais. E neste tempo o uso de Internet na empresa ficaria tremendamente comprometido.

Não foram migrados. Porém na operação de configurar cada PC com o Outlook “olhando” para o Office 365, além de criarmos um perfil novo, foi gerado um PST (arquivo de dados do Outlook) para cada usuário. Este PST foi anexado ao perfil do Office 365. Assim os e-mails foram indexados e eram localizáveis dentro do Outlook (os antigos iguais aos novos). Os usuários também foram orientados a MOVER as pastas dos e-mails antigos (ou parte das pasta) para o Office 365. Assim aquilo que era realmente importante foi feito por cada usuário e somente o mais relevante. E aos poucos.


Conclusão

Ambos os casos mostram sucesso na implantação do Office 365, tanto do ponto de vista do negócio como do ponto de vista técnico. São histórias diferentes, empresas de porte diferente e realidades diferentes. O Exchange “on premise” tem seu grande valor para determinados perfis de utilização. Não penso que a solução online seja apenas aplicável para empresas pequenas e médias.

Tenho conhecimento de outra empresa chamada ABC (também não sou autorizado a divulgar) que se trata de uma multinacional presente em 57 países, milhares e milhares de usuários que também migraram para o Office 365. Então tamanho de empresa não é o que norteia a decisão e sim outros fatores que lhe são sensíveis.

Administração simples, tanto os aspectos técnicos da criação e manutenção de e-mails como o aspecto comercial, aquisição de novas contas são características marcantes. É um produto maduro, robusto e bastante confiável.

Há outras soluções de e-mail na nuvem. A Microsoft não está sozinha. São soluções igualmente merecedoras de atenção, robustas e de alta qualidade.  Mas o que outros fornecedores não têm é a óbvia e direta integração com outros produtos da Microsoft como o próprio Outlook, integração fácil com AD, etc.

No próximo texto, continuação deste trarei a conversa que tive com Eduardo Campo, responsável pela área de servidores incluindo o Office 365.


PS: A continucação deste texto pode ser encontrada neste link: Migrando seu e-mail para a nuvem com Office 365 – parte 2